Vítejte na stránce emeis pro oznamovatele SeneCura Česká republika

POKYNY PŘI OZNÁMOVÁNÍ MOŽNÉHO PROTIPRÁVNÍHO JEDNÁNÍ

Systém pro podávání oznámení možného protiprávního jednání dostupný na této stránce je jednou z možností, jak můžete podávat Vaše oznámení ve smyslu zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „Zákon o ochraně oznamovatelů“) a umožňuje Vám písemně nahlásit jakékoliv níže uvedené skutečnosti.    

Oznámení adresovaná společnosti můžete bez obav z odvetných opatření provést také jakýmkoli jiným způsobem. Podat oznámení lze i telefonicky, a to prostřednictvím kontaktních údajů příslušných osob uvedených níže. Na Vaší žádost lze oznámení podat i osobně. Pro zajištění osobního podání oznámení prosím vyplňte tento formulář, ve kterém uveďte, že informace chcete podat ústně. Příslušná osoba se s Vámi domluví na průběhu osobního podání oznámení. Příslušná osoba je povinna oznámení přijmout v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy jste o to požádali.  

TYPY SCHVÁLENÝCH OZNÁMENÍ    

Můžete nahlásit skutečnosti, o kterých osobně víte či kterých jste byli svědky a které se vztahují k:    

 -          porušování pravidel či k situacím, které nejsou v souladu s kodexem chování společnosti, jako jsou zejména: 

·         Střet zájmů; 

·         Korupce; 

·         Získávání vlivu za úplatu; 

·         Diskriminace či obtěžování;   

-          jednání: 

·         mající znaky trestných činů; 

·         mající znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100000 Kč;

·         porušující Zákon; 

·         mající znaky vážných a jasných porušení mezinárodního závazku; 

·         mající znaky vážných a jasných porušení jednostranného závazku mezinárodní organizace; 

·         mající znaky vážných a jasných porušení zákona nebo nařízení; 

·         mající znaky ohrožení nebo vážného poškození obecného zájmu;  

-          porušení závazků definovaných v interních pravidlech společnosti.         

Poznámka: následující témata jsou z rozsahu oznámení vyňata:   

-          lékařské tajemství a zachování mlčenlivosti při poskytování zdravotních služeb; 

-          tajemství týkající se národní obrany a podstatného bezpečnostního zájmu České republiky;

-          zachování mlčenlivosti advokáta a advokátního koncipienta vůči klientům, notáře, notářského kandidáta a notářského koncipienta, státního zástupce, asistenta státního zástupce a právního čekatele, soudního exekutora, exekutorského kandidáta a exekutorského koncipienta, soudce, soudce Ústavního soudu, asistenta soudce a justičního kandidáta, zaměstnance notáře, soudního exekutora, advokáta a zaměstnance společnosti, prostřednictvím které advokát vykonává advokacii jako společník podle zákona upravujícího výkon advokacie, nebo obdobné zahraniční společnosti, nebo další osoby, která se v rámci takové společnosti podílí na poskytování právních služeb; 

-          ochrana utajovaných informací a informací, jejichž vyzrazení by zjevně mohlo ohrozit probíhající trestní řízení, nebo ochranu zvláštních skutečností podle zákona upravujícího krizové řízení;

-          zachování mlčenlivosti při poskytování právní pomoci v řízení před soudem nebo jiným orgánem veřejné moci.   

POSTUP PODÁVÁNÍ OZNÁMENÍ PŘÍSLUŠNÝM OSOBÁM   

Oznámení podaná pomocí tohoto systému budou předána příslušným osobám určeným naší společností. Tyto osoby jsou jedinými příjemci informací, které takto poskytnete a tyto informace jsou pro ně potřebné pro splnění jejich úkolů. Těmito osobami jsou: 

-          místní Legal Counsel, t.č.: +420702005565, emailová adresa: oznameni@senecura.cz; a

 -          Cluster Compliance Manager, t.č.: +4366488174643, emailová adresa: oznameni@senecura.cz.    

OBSAH INTERNÍHO OZNÁMENÍ  

-          Uvádějte pouze informace, které jsou relevantní, přiměřené a které přímo souvisí s předmětem oznámení: 

·         V úvahu nebudou brány žádné osobní domněnky, či neobjektivní komentáře k chování

·         Uvádějte pouze ty informace, které osobně víte a tyto informace podávejte upřimně, jasně a stručně.     

-          Při podávání Vašeho oznámení udávejte pouze následující informace: 

·         Vaši identitu, datum narození, funkci a kontaktní údaje; 

·         Identitu a funkci jednotlivců, kterých se hlášení týká; 

·         Skutečnosti, která si přejete sdělit; 

·         Pokud jsou k dispozici, přiložte dokumenty, které Vaše tvrzení podporují (textový soubor, fotografie či jiné vhodné důkazy)     

-          Po celou dobu zpracovávání Vašeho oznámení bude dodrženo jeho utajení. Informace o Vaší totožnosti je možné poskytnout jen s Vaším písemným souhlasem, ledaže je příslušná osoba povinna tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci podle jiných právních předpisů.     

-          Výjimečně lze podat oznámení i anonymně za podmínky, že: 

·         Jakékoliv anonymní upozornění, které neobsahuje závažné skutečnosti či tyto skutečnosti neuvádí podrobně, nebude bráno v úvahu; 

·         V případě, že skutečnosti budou vážné a podrobné, bude upozornění zpracováno, ale jeho zpracování bude delší a méně účinné, jelikož interakce mezi Vámi a příslušnou osobou bude složitější;    

V tomto případě Vám ochrana podle Zákona a jiných právních předpisů náleží od okamžiku, kdy Vaše totožnost vyjde najevo tomu, kdo Vás může vystavit odvetnému opatření.   

ZPRACOVÁNÍ OZNÁMENÍ   

Příslušné osoby jsou jedinými příjemci Vašeho oznámení. Jakmile toto oznámení odešlete, budou po sobě následovat následující kroky:   

-          Obdržíte jedinečné identifikační číslo pro komunikaci s příslušnou osobou;  

-          O přijetí oznámení je příslušná osoba povinna Vás do 7 dnů ode dne jeho přijetí písemně vyrozumět, ledaže     

a) jste výslovně požádali příslušnou osobu, aby Vás o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo      

b) je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení Vaší totožnosti jiné osobě.    

-          V závislosti na povaze oznámení a oblasti, které se toto oznámení týká, Vás příslušná osoba může požádat o doplnění informací;    

-          V první fázi, zvané „kontrolní fáze“, příslušná osoba Vaše upozornění předběžně posoudí, aby určila, zda Váš případ spadá do působnosti tohoto whistleblowing systému. Pokud z tohoto posouzení vyplyne, že Vaše oznámení nespadá do působnosti tohoto whistleblowing systému, oznámení bude vymazáno a příslušná osoba Vás o tom bude informovat. Zpracování jakéhokoli oznámení, které nemá závažný charakter, které není učiněno v dobré vůli, které je učiněno se zlým úmyslem či má dokonce charakter pomluvy, bude po interním prošetření ukončeno. Následně Vás o tomto bude příslušná osoba informovat. Příslušná osoba Vás bude informovat i v případě, když bude Vaše oznámení schváleno do působnosti tohoto whistleblowing systému;       

Příslušná osoba poté podnikne veškerá potřebná opatření pro zpracování tohoto profesionálního oznámení, jako je například zahájení vyšetřování. Toto vyšetřování povede buď malý interní tým či, pokud to bude potřeba, externí třetí strana. Interní tým je složen ze zástupců zaměstnanců skupiny SeneCura, kteří mají odborné znalosti nutné pro splnění tohoto úkolu a kteří jsou vázáni přísnou mlčenlivostí. Externí třetí strany se specializují na vedení takovýchto vyšetřování či mají znalosti ve vztahu k předmětu vyšetřování (např. IT, právní, finanční či účetní oblast).    

V takovémto případě budou tyto třetí strany smluvně zavázány nepoužívat data k jiným účelům, k zachování jejich důvěrnosti, k respektování doby, po kterou si tato data mohou ponechat a po kterém tato data zlikvidují či k navrácení veškerých fyzických či počítačových osobních dat po skončení jejich úkolu.     

Příslušná osoba podnikne veškeré kroky k tomu, aby byly třetím stranám zasílány pouze údaje nutné ke splnění jejich konkrétního úkolu (jakémukoliv zaměstnanci společnosti či jakékoliv externí třetí straně, která se účastní kontrolní fáze či zpracování daného hlášení).     

Jakékoliv informace získané a zpracované v rámci postupu podání oznámení, které Vás mohou identifikovat jako osobu, která upozorňuje na nekalé praktiky, budou důvěrné. V určitých zákonem stanovených případech je nicméně nutné tyto informace sdělit příslušným orgánům veřejné moci.       

-          Příslušná osoba Vás také bude informovat o ukončení postupu zpracování Vašeho oznámení.       

Vezměte prosím na vědomí, že Vy osobně budete zapojeni do procesu zpracování oznámení pouze ve fázi ověřování faktů. Průběh zpracování, jeho obsah, výsledek a následná zpráva jsou přísně důvěrné, a to i vůči Vám. Zavazujeme se zaručit úplnou důvěrnost všech našich činností týkající se Vašeho oznámení. Stejně tak budeme usilovat o zachování důvěrnosti všech akcí a podniknutých kroků.    

OZNAMOVÁNÍ MINISTERSTVU  

V případě, že máte zájem oznámit možné protiprávní jednání Ministerstvu spravedlnosti, způsoby oznamování jsou dostupné na stránce ministerstva (aktuálně https://oznamovatel.justice.cz).      

Všeobecné informace pro oznamovatele 

-          Využití systému pro podávání oznámení na možné protiprávní jednání v dobré víře, a to i tehdy, kdy se fakta následně ukáží nepřesnými či nevyžadující žádná opatření, Vás nevystavuje žádnému nebezpečí disciplinárního řízení; 

-          Použití systému pro podávání oznámení na možné protiprávní jednání nesprávným způsobem a v případech, kdy jsou nahlášené skutečnosti vědomě nepravdivé, je považováno za porušení Zákona o ochraně oznamovatelů s možností sankce za přestupek.      

Konkrétní informace pro jednotlivce, na které je podáno oznámení

-          jednotlivec, na kterého je podáno oznámení, bude informován ihned po uložení informací v systému tak, aby mu bylo umožněno se hájit;

-          v případě, že je nutno podniknout kroky pro prevenci možného zničení důkazů týkajících se daného oznámení, bude jednotlivec, na které je podáno oznámení, informován až po zavedení těchto opatření.        

ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A DOBA ULOŽENÍ   

Společnost patřící do skupiny SeneCura, která je Vaším zaměstnavatelem nebo partnerem, je povinným subjektem podle Zákona a je tak odpovědná za zpracování osobních údajů poskytnutých pomocí platformy pro podávání oznámení na možné protiprávní jednání a jiných údajů shromážděných během procesu zpracování oznámení. Zpracování osobních údajů se provádí výlučně za účelem zpracování Vašeho oznámení.   Následující údaje získané v průběhu procesu zpracování oznámení jsou považována za důvěrná, zejména:

-          Vaše identita (pokud jste se nerozhodli podat anonymní hlášení);

-          Vaše funkce a kontaktní údaje; 

-          Hlášené skutečnosti; 

-          Informace shromážděné v průběhu procesu zpracování; 

-          Zpráva o průběhu zpracování oznámení spolu s informacemi o následných opatřeních      

Pro období uchování osobních údajů platí následující postup: 

-          Údaje týkající se jakéhokoliv obdrženého oznámení, které nespadají do působnosti tohoto whistleblowing systému, budou po jejich anonymizaci okamžitě zlikvidovány; -          Údaje týkající se oznámení budou zlikvidovány po anonymizaci do dvou měsíců od data ukončení procesu zpracování oznámení s výjimkou případů, kdy po oznámení následuje právní či disciplinární řízení; 

-          V případě jakéhokoliv právního či disciplinárního řízení proti osobě, na kterou bylo oznámení podáno či proti autorovi (oznamovateli) osočujícího oznámení, budou údaje týkající se oznámení uchovány do konečného uzavření tohoto řízení.   

V souladu s obecným nařízením o ochraně údajů (nařízení ES č. 2016/679 ze dne 27. dubna 2016) máte kdykoliv:   

-          Právo na přístup k vašim údajům, na jejich opravu a vymazání. Při zpracování na základě oprávněného zájmu máte právo vznést proti zpracování Vašich údajů námitku. Dále máte právo na přenositelnost osobních údajů v elektronické podobě a právo omezit zpracování Vašich osobních údajů. 

-          Tato práva můžete uplatnit zasláním žádosti na následující adresu: 

Oddělení Compliance a ochrany osobních údajů  

SeneCura s.r.o.  

Ke Smíchovu 1144/144 

154 00 Praha 5 

Nebo e-mailem na: dpo@senecura.cz  

 -          Abychom mohli odpovědět, žádáme Vás o uvedení veškerých nutných informací.     

Máte právo podat stížnost k dozorovacímu orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7